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ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE GENLIS (PEDOPSY) - H/F

Fonction : Assistante médico-administrative 50%

ETP :             0.50 ETP 

Affectation :  EM2P  : 21100  GENLIS

                          Pole PEA

                          Référent UF : Dr Pierre BESSE

                          Cadre de Santé : Hélène GOGUEY

MISSION PRINCIPALE

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients et/ou leurs familles, principalement dans les locaux de l’EM2P et parfois dans les locaux du CMP de GENLIS.
• Assurer la transmission des informations recueillies sur carnet des messages ou par mail directement aux agents concernés.
• Gérer les agendas des différents intervenants de l’EM2P (médecin, Infirmiers, Psychologue, assistante sociale, etc.). Organiser les RDV en appelant les familles, gérer l’agenda médical et positionner les RDV, lors d’absence des intervenants s’assurer de joindre les familles pour annuler les RDV.
• Faciliter la mise en place de transports des patients après rédaction des protocoles de soins par le Médecin, faire les liens avec les transporteurs.
• Participer à l’accueil des premières demandes : Prise des informations par téléphone : prise de notes détaillées selon protocole (une formation à cette prise de note sera réalisée).
• Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux et intégrer dans HM les documents requis.
• Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient (exemple : Saisir les codes diagnostic, mise à jour régulière des fiches DSD).
• Réaliser la facturation des actes.
• Traiter des demandes, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
• Suivre et assurer les mouvements patients. 

ACTIVITÉS DU POSTE 

• Accueillir physiquement et téléphoniquement:
• Accueillir les patients et leur famille. 
• Traiter les appels, les messages vocaux et les mails.
• Réaliser des affichages (informations aux patients).
• Transmettre les informations pertinentes à l’équipe et être présente en réunion clinique hebdomadaire,
• Gérer les plannings des différents professionnels de la structure :
• Programmer, déplacer ou annuler des consultations sur demande du médecin ou du patient.
• Consulter et utiliser les outils de suivis mis en place (tableau fin de prise en charge, tableau relais internes, tableau liste d’attente géré par le Cadre de santé).
• Identifier des plages de rendez-vous disponibles et contacter les familles des patients en attente de rendez-vous.
• Faciliter la mise en place de transports selon les recommandations de la CPAM 21  :
• Suivre la mise en place des bons de transport et la rédaction des protocoles de soins en regard. Remplir les bons de transports régulièrement, vérifier et signer les récapitulatifs des transports effectués pour les taxis, toutes les fins de mois. S’assurer de la validité des ALD en cours et de la durée des protocoles de soins demandés. Donner les informations aux familles quant aux remboursements et aux mutuelles.
• Collaborer avec les transporteurs des patients.
• Participer à l’accueil des premières demandes : Prise d’information par téléphone ou physiquement. Compte tenu de la spécificité de cette unité, la discrétion dans les échanges est primordiale, avec les familles et aucune information à destination des partenaires ou de écoles ne doit provenir du secrétariat.
• Retranscrire des courriers aux patients ou aux professionnels de santé extérieurs sur demande du médecin ou des autres professionnels de santé.
• Gérer, tenir, classer et archiver les dossiers médicaux.
• Saisir l’activité de la structure (en collaboration avec les différents intervenants).
• Participer aux réunions institutionnelles et réunions du pôle, aux séances d’Analyse des pratiques professionnelles des Auxiliaires médico-administratives.
• Commander et gérer des fournitures et matériels de bureautique (en collaboration avec le cadre de santé).
• Réaliser des documents, des tableaux en fonction des demandes des professionnels de l’équipe.
• Procéder au tri et à l’affranchissement du courrier.
• Etre en capacité de se déplacer sur le Centre Hospitalier de la Chartreuse régulièrement en cas de besoin.

 LIEN HIERARCHIQUE

• Les Assistantes médico-administrative sont placées sont l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l’autorité du Cadre Supérieur de Santé et du cadre de santé de l’unité.
• L'assistante médico-administrative exerce sous le lien fonctionnel du médecin de l'unité :
• Dr Pierre BESSE

RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

En interne 

• Médecins, Cadre de santé, Assistante sociale, Psychologues, Rééducateurs, Infirmiers, Educateurs Spécialisés, Enseignant spécialisé,
• Autres secrétariats du CH de la Chartreuse.
• Bureau des entrées.
• Toutes les différentes directions du CHLC (Logistique, finances, qualité et relation avec les usagers).

En externe :

• Familles, responsables légaux.
• Structures partenaires (autres structures sanitaires, Education Nationale, Justice, médico-sociale, Conseil Départemental, professionnels libéraux, etc.).
• Organismes de transport médicalisés ou non.

Particularités du poste 

• Horaires de journée : l’ouverture au public se fera de 9h00 à 17h00, le poste proposé est un mi-temps avec une présence préférée le matin à partir de 9h00 sur 5 matinées. Cette organisation n’étant pas figée, elle sera vue avec le Cadre de Santé de l’unité.
• Régulièrement afin d’éviter que l’AMA se retrouve seule dans les locaux del’EM2P, elle sera installée dans un bureau sur le Centre de Jour de Genlis, où le secrétariat se trouvera déporté quand nécessaire.
• Congés imposés en partie (structure fermée les week-end, les jours fériés ainsi que chaque seconde semaine des vacances scolaires et trois semaines en Août).
• Travail avec une équipe pluri professionnelle importante. Liens importants avec le Centre de Jour de Genlis, notamment une entraide au secrétariat de Genlis, dans les périodes de surcharges de travail de celui-ci ou en cas d’absence prolongée de l’AMA titulaire.

EXIGENCES DU POSTE

Diplôme requis

• Diplôme ouvrant aux concours de catégorie B.
• PERMIS B Obligatoire,

Formations obligatoires ou spécifiques 

• Environnement informatique du CHLC (Portail intranet, C-PAGE, Hôpital Manager, GALA, etc.) et logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK, etc.).

Expérience 

• Expérience antérieure en intra ou extra hospitalier souhaitable.

COMPÉTENCES REQUISES OU A DÉVELOPPER DANS LE POSTE

Savoir-faire

• Respecter le secret médical et professionnel.
• Une discrétion absolue sur les situations dont elle aura connaissance est requise.
• Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation.
• Montrer des capacités d'écoute tout en sachant rester dans son champ de compétence.
• Savoir transmettre des informations claires et fiables.
• Savoir prendre des notes rapides, rédiger des courriers, comptes rendus de réunions, rapports.
• Savoir utiliser les outils bureautiques de même qu'internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs et réaliser des recherches documentaires.
• Savoir hiérarchiser et prioriser ses activités.

Savoir Être

• Avoir le sens des responsabilités.
• Être autonome tout en sachant rendre compte.
• Faire preuve de curiosité intellectuelle.
• S'engager dans une dynamique de formation pour maintenir et développer ses compétences.
• Pouvoir accueillir de façon adaptée les usagers et partenaires.
• Faire preuve d'empathie et être capable d'accueillir la détresse des parents et/ou des enfants tout en restant dans son champ de compétences.
• S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.
• Montrer un bon esprit d'équipe, d'ouverture, d'initiative.
• Savoir prendre du recul dans les situations complexes et les relayer.
• Tenue de travail sobre.

 Connaissances

• Maîtriser l’orthographe, les règles de grammaire, les règles de dactylographie.
• Maitriser des outils informatiques de bureautique généralistes (WORD, EXCEL, POWER-POINT OUTLOOK) ainsi que ceux spécifiques au CHLC.
• Connaître les termes médicaux spécifiques.
• Connaître la législation psychiatrique et la sectorisation.
• Respecter le secret médical et professionnel.
• Connaitre les modalités de classement et de tenue des dossiers au CH la Chartreuse.
• Connaitre les principes du recueil de l'activité et ses différentes modalités au CHLC.
• Connaître les grandes familles de pathologies psychiatriques.