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ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE - UPSILON - H/F

Assistante médico-administrative

Fonction :     Assistante Médico-administrative

ETP :             1 ETP

Affectation :  CMP-CATTP UPSILON - 31 rue Sambin - 21 000 Dijon

                          03.80.28.07.98

                          Pole Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent

MISSION PRINCIPALE

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les patients et/ou leurs familles.
• Assurer la transmission des informations recueillies.
• Gérer les agendas des différents intervenants (médecins, thérapeutes, assistante sociale, etc.).
• Faciliter la mise en place de transports.
• Participer à l’accueil des premières demandes. 
• Saisir et mettre en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux.
• Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient (exemple : Saisir les codes diagnostic).
• Réaliser la facturation des actes.
• Traiter des demandes, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage).
• Compléter les tableaux de suivi d’indicateurs en collaboration avec l’infirmière coordinatrice.
• Suivre et assurer les mouvements patients. 

ACTIVITÉS DU POSTE 

• Accueillir physiquement et téléphoniquement:
• Accueillir les patients et leur famille. 
• Traiter les appels, les messages vocaux et les mails.
• Réaliser des affichages (informations aux patients).
• Transmettre les informations pertinentes à l’équipe.
• Gérer les plannings des différents professionnels de la structure :
• Programmer, déplacer ou annuler des consultations sur demande du médecin ou du patient.
• Consulter et utiliser les outils de suivis mis en place (tableau fin de prise en charge, tableau relais intermède, tableau relais interne, tableau liste d’attente par médecin).
• Identifier des places disponibles et contacter les familles des patients.
• Relancer les patients ayant des absences régulières injustifiées sur demande du thérapeute.
• Faciliter la mise en place de transports :
• Suivre la mise en place des bons de transport. 
• Collaborer avec les transporteurs des patients.
• Participer à l’accueil des premières demandes : recueillir les informations administratives, s’assurer de la complétude du dossier, compléter le tableau de première demande, effectuer les transmissions à IDE.
• Elaborer des courriers aux patients ou aux professionnels de santé extérieurs sur demande du médecin ou de l’IDE.
• Elaborer des comptes rendus divers.
• Gérer, tenir, classer et archiver les dossiers médicaux.
• Saisir l’activité de la structure (en collaboration avec les différents intervenants).
• Participer aux réunions institutionnelles et réunions du pôle.
• Commander et gérer des fournitures et matériels de bureautique (en collaboration avec le cadre de santé).
• Réaliser des documents, maquettes.
• Procéder au tri et à l’affranchissement du courrier.
• Participer aux synthèses cliniques

LIEN HIERARCHIQUE

• Les Assistantes médico-administrative sont placées sont l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l’autorité du Cadre Supérieur de Santé et du cadre de santé de l’unité.
• L'assistante médico-administrative exerce sous le lien fonctionnel de l’IDEC et des médecins de l'unité 

RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

• En interne 

• Médecins, cadre de santé, infirmière coordinatrice (IDEC), assistante sociale, psychologues, art thérapeutes, musico thérapeutes, théâtrothérapeute, ergothérapeute, relaxologue.
• Autres secrétariats du CH de la Chartreuse.
• Bureau des entrées.
• Toutes les différentes directions du CHLC (Logistique, finances, qualité et relation avec les usagers).
• Unité pédagogique (rue de Mulhouse).
• La coordinatrice des secrétariats médicaux

En externe 

• Familles, responsables légaux.
• Structures partenaires (autres structures sanitaires, Education Nationale, Justice, médico-sociale, Conseil Départemental, professionnels libéraux, etc.).
• Organismes de transport médicalisés ou non. 

• Particularités du poste 

• Horaires de journée et / ou de soirée (CMP-CATTP UPSILON ouvert au public de 9h à 19h).
• Structure ouverte du lundi au vendredi.
• Congés imposés en partie (structure fermée les week-end, les jours fériés ainsi que chaque seconde semaine des vacances scolaires et trois semaines en Août).
• Travail avec une équipe pluri professionnelle importante.
• Partage des activités avec un binôme AMA.

EXIGENCES DU POSTE

Diplôme requis

• Diplôme ouvrant aux concours de catégorie B.

Formations obligatoires ou spécifiques 

• Environnement informatique du CHLC (Portail intranet, C-PAGE, Hôpital Manager, LIFEN, GALA, etc.) et logiciels de bureautique (WORD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK, etc.).

Expérience 

• Expérience antérieure en intra ou extra hospitalier (pôle PEA de préférence) souhaitable.

COMPÉTENCES REQUISES OU A DÉVELOPPER DANS LE POSTE

Savoir-faire

• Respecter le secret médical et professionnel.
• Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation.
• Montrer des capacités d'écoute tout en sachant rester dans son champ de compétence.
• Savoir transmettre des informations claires et fiables.
• Savoir prendre des notes rapides, rédiger des courriers, comptes rendus de réunions, rapports.
• Savoir utiliser les outils bureautiques de même qu'internet/intranet pour communiquer avec des interlocuteurs et réaliser des recherches documentaires.
• Savoir hiérarchiser et prioriser ses activités.

Savoir Être

• Avoir le sens des responsabilités.
• Être autonome tout en sachant rendre compte.
• Faire preuve de curiosité intellectuelle.
• S'engager dans une dynamique de formation pour maintenir et développer ses compétences.
• Pouvoir accueillir de façon adaptée les usagers et partenaires.
• Faire preuve d'empathie et être capable d'accueillir la détresse des parents en restant dans son champ de compétence.
• S'exprimer clairement vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés.
• Montrer un bon esprit d'équipe, d'ouverture, d'initiative.
• Savoir prendre du recul dans les situations complexes et les relayer.

Connaissances

• Maîtriser l’orthographe, les règles de grammaire, les règles de dactylographie.
• Maitriser des outils informatiques de bureautique généralistes (WORD, EXCEL, POWER-POINT OUTLOOK) ainsi que ceux spécifiques au CHLC.
• Connaître les termes médicaux spécifiques.
• Connaître la législation psychiatrique et la sectorisation.
• Respecter le secret médical et professionnel.
• Connaitre les modalités de classement et de tenue des dossiers au CH la Chartreuse.
• Connaitre les principes du recueil de l'activité et ses différentes modalités au CHLC.
• Connaître les grandes familles de pathologies psychiatriques.