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ASSISTANT(E) MÉDICO-ADMINISTRATIF (VE) / ASSISTANTE DE DIRECTION ESMS - H/F

1.     DENOMINATION DU POSTE

         Grade :  Assistante Medico administrative (AMA) – Catégorie B

       Fonction : Assistante de direction ESMS – Poste à temps plein

Affectation : POLE DE REHABILITATION / SECTEUR MEDICO-SOCIAL

Unités concernées :   USALP/Arc-en-Ciel (projet MAS) - 80%

                                 Foyer d’Accueil Médicalisé (FAM - 10%

                                 Service d'accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH) – 10%

2. MISSION PRINCIPALE

L’AMA/Assistante de direction assure le fonctionnement administratif des services médico-sociaux du pôle de réhabilitation, l’accueil des usagers et des familles ainsi que le traitement et la coordination des opérations et des informations médico-administratives du patient/résident.

3.     ACTIVITES DU POSTE

- Accueil, orientation et prise en charge des personnes (agents, usagers, résidents, mandataires judiciaires, assistantes sociales...)

- Uniformisation, actualisation et mise à jour de différents tableaux liés au fonctionnement des structures   médico-sociales du CHLC et à l’accompagnement des résidents

- Mise à jour mensuelle du suivi des notifications MDPH et des données Via Trajectoire en lien avec l’assistante sociale et les cadres des services

- Suivi et classement des conventions partenariales

- Classement et archivages des dossiers médicaux

- Accueil téléphonique et renvoi vers le bon interlocuteur

- Classement et archivage des dossiers des usagers sortis des dispositifs ou unités

- Envoi d’invitation aux différentes réunions

- Programmation des périodes d’essai des résidents en lien avec les cadres socio-éducatif

- Organisation des transports des résidents

- Aide à la réactualisation des documents obligatoires (livret accueil, contrat de séjour, règlement de fonctionnement…)

- Aide aux cadres pour les statistiques liées au rapport d’activité pour le CD21 + ANAP

- Aide au cadre de la MAS pour la gestion des plannings

- Organisation et planification de réunions

- Commande et gestion des fournitures et matériels de bureau (en collaboration avec les cadres)

- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux, conventions

- Elaboration des statistiques mensuelles, annuelles en lien avec les tableaux de bord des structures

- Saisie de l’activité des structures (en collaboration avec les différents cadres)

CVS :

• Planification et organisation des réunions
• Rédaction des comptes rendus du CVS avec le président,
• Participation aux élections et à son organisation
• Tenue du tableau de suivi des demandes réalisées au CVS

Commissions d’admission :

• Gestion des dossiers d’admission (vérification des pièces…) en lien avec l’assistante de service social
• Planification et organisation des commissions d’admission
• Elaboration des courriers-réponses et du compte-rendu de la commission d’admission
• Tenue du tableau de suivi des demandes d’admission

1. LIENS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELS

Hiérarchique :

Placée sous l’autorité de la Direction des Ressources Humaines et de l’autorité fonctionnelle de la

Référente-direction des structures médico-sociales  et du Cadre socio-éducatif de la MAS.

Fonctionnel :

Médecin-chef de pôle

Médecins des unités concernés

Cadres socio-éducatifs des unités Samsah et FAM

Cadre supérieur de santé du pôle Réhabilitation

Direction des affaires générales

Direction de la coordination des soins, Qualité et gestion des risques

Direction des services économiques et techniques                                                                   

5.     RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

• Médecins, cadres, équipe pluri professionnelle
• Autres secrétariats du CH de la Chartreuse
• Bureau des entrées
• Unités de soins
• Les différentes directions du CH  
• Familles, mandataires judiciaire
• CPAM, mutuelles
• Conseil départemental, ARS
• Service juridique
• Structures partenaire
• Associations
• Organismes de transport médicalisés ou non
• Médecins traitants, spécialistes ou autres

3.     EXIGENCES DU POSTE

1. Diplôme requis

BTS secrétariat médical ou BTS assistant(e) de direction

1. Formations obligatoires ou spécifiques

- Environnement informatique du CH de la Chartreuse (Portail intranet, C-PAGE, Trajectoire)

- Logiciels de bureautique informatique (WORLD, EXCEL, POWER-POINT, OUTLOOK)

1. Expérience

Expérience au sein de structures médico-sociales

1. Particularités du poste

• Participation à l’amplitude d’ouverture de la MAS.
• Horaires variables (horaires en 7h36/jour) du lundi au vendredi sur l’amplitude journalière de 8h00 à 17h30
• Repos fixes et/ou variables (repos weekend et jours fériés).

-     L’agent peut être amené à assurer la continuité de la fonction à l’intérieur du Pôle.

-     La secrétaire organise son planning mensuel et planifie ses absences en accord avec la référente-     direction des structures médico-sociales et le Cadre socio-éducatif de la MAS.

-     Bureau définitif basé physiquement dans les locaux de la MAS (organisation temporaire jusqu’à l’ouverture de la MAS avec bureau à proximité du FAM)

 4.     COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

Savoir-faire

• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics dans le respect du droit des patients.
• Analyser et optimiser les processus en lien avec sa fonction
• Evaluer la pertinence des données et des informations reçues.
• Identifier et analyser des erreurs de gestion (codage, facturation etc.) en rechercher les causes, définir les moyens d’y palier.
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant du domaine d’activité professionnel.
• Organiser, classer et conserver des données, des documents de diverses natures.
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles.
• Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle.
• Etre expert dans l’utilisation des outils bureautiques.
• Maitriser la rédaction de comptes rendus et de courriers.
• Respecter le secret médical et professionnel
• Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation
• Montrer un bon esprit d'équipe, d’ouverture, d’initiative
• Montrer des capacités d’écoute et d’empathie tout en sachant rester dans son champ de compétence
• Savoir transmettre des informations claires.
• Savoir prendre des notes rapides, rédiger des courriers, compte-rendu de réunions, rapports
• Savoir utiliser les outils bureautiques de même qu’internet/intranet pour communiquer avec des Interlocuteurs, réaliser des recherches documentaires
• Savoir hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser

Savoir Être

• Avoir le sens des responsabilités.
• Être autonome tout en sachant rendre compte
• Faire preuve de curiosité intellectuelle.
• Pouvoir accueillir de façon adaptée les usagers et partenaires.
• Etre dans une posture respectueuse disponible et efficace
• Etre autonome et capable d’initiative
• Faire preuve de curiosité intellectuelle.
• Etre capable de travailler en équipe pluridisciplinaire et/ou en réseau, mais également seule
• Demander des formations pour maintenir et développer ses compétences.
• Etre réactif.
• Avoir le sens du contact et du relationnel.

Connaissances

• Niveau expert dans l’utilisation des outils informatiques et bureautiques.
• Formation aux différents logiciels de l’environnement informatique de l’établissement.
• Maitriser l’orthographe et les règles de dactylographie.
• Connaître les termes médicaux spécifiques et le codage des actes.
• Savoir se situer dans l’organisation et le fonctionnement interne de l’établissement
• Bonnes connaissances concernant la règlementation médico-sociale
• Connaître les grandes familles de pathologies psychiatriques