Assistant(e) Médico-Administratif (ve) - Centre du sommeil - ECT - H/F
L'établissement
Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d’Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l’adulte (308 500 habitants) et d’un inter secteur de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.
L’activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d’arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).
Le poste
Afin de candidater, je vous remercie de faire parvenir votre CV et votre lettre de motivation, toute candidature incomplète ne sera pas traitée
- DENOMINATION DU POSTE
Grade : Assistante Médico-administrative
Fonction : Assistante Médico-administrative – Poste à temps plein
Affectation :Centre d’exploration du sommeil 50%– électrophysiologie / unité électroconvulsivotherapie 50% - Pole des Activités de Médecines Transversales (PAMT)
Ce plateau technique de reconnaissance régionale comprend :
- Une unité de médecine spécialisée dans le dépistage des troubles de la vigilance et du sommeil et de neurophysiologie clinique avec un centre de consultations spécialisés auprès de médecins somnologues et des activités d’explorations en ambulatoire ou en hospitalisation complète. (3 lits). Cette unité est accréditée par la Société Française de Recherche et Médecine du sommeil.
- Une unité spécialisée dans le traitement de la dépression et des pathologies résistantes : électroconvulsivothérapie, luminothérapie, protocole thérapeutique spécifique. Sont proposées des consultations auprès de médecins psychiatres et un accueil des usagers en hôpital de jour.
Ces 2 unités sont ouvertes du lundi au vendredi, fermées les WE et jours fériés.
- MISSION PRINCIPALE
- L’assistance médico-administrative assure le fonctionnement administratif de l’unité et la prise en charge médico-administrative du patient dans son parcours de
- ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE
- Accueil téléphonique et en présentiel des usagers
- Filtrer, orienter et évaluer les appels et différentes demandes téléphoniques internes et externes
- Conseiller le patient lors des démarches administratives : constitution de dossiers, remplissage de formulaires
- Saisie et mise en forme des courriers : convocation pour rendez-vous, compte rendus médicaux et autres courriers administratifs
- Traitement des courriers, des courriels : tri, diffusion, expédition et classement
- Gestion du dossier médical : préparation, tenue, classement, traçage, archivage, communication et numérisation
- Constitution et actualisation du dossier patient informatisé
- Planifications et gestion des rendez-vous de consultations médicales et psychologue
- Participation à l’accréditation des établissements et au suivi qualité pour la partie administrative
- Réaliser des documents (maquettes, tableaux de recueils, etc.)
- Participation à la coordination des intervenants dans le parcours patient
- Vérification des codages et facturation PMSI
- Gestion des commandes bureautiques
- COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE
4.1 Savoir être et savoir faire
- Respecter les obligations statutaires : secret professionnel, neutralité, discrétion professionnelle, continuité du service
- S’exprimer avec professionnalisme auprès d’une ou plusieurs personnes en présentiel et au téléphone
- Avoir le sens du contact et du relationnel
- Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau
- Adapter et optimiser le planning de travail et des rendez vous
- Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation tout en sachant rendre compte
- Faire preuve de curiosité intellectuelle, se former pour développer ses compétences
- Avoir le sens des responsabilités dans la prise de décisions dans la limite de ses compétences
4.2 Connaissances
- Maîtriser l’orthographe, les règles de grammaire, de dactylographie et les techniques de saisie avec dictaphone
- Maîtriser les règles d’identitovigilance et de transmission des informations médicales
- Identifier et analyser les erreurs de gestion (codage, facturation)
- Niveau confirmé à expert de l’utilisation des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Connaître la terminologie médicale et les examens médicaux dans son domaine d’activités, la nomenclature des actes (NGAP, CCAM)
- Définir et adapter un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- LIENS HIERARCHIQUES et FONCTIONNELS
- Les secrétaires sont placées sont l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l'autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l’unité.
Les secrétaires sont placées sous l'autorité de la Direction des Ressources Humaines et par délégation sous l’autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l’unité.
Relations Hiérarchiques : DRH et par délégation :
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Cadre de Santé Cadre Supérieure de Santé Assistante de pôle |
Sophie ROLLIN Pascale CHAUVENET
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Relations Fonctionnelles :
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Médecin Chef de Pôle Médecin Référent Equipe médicale et paramédicale |
Dr S. MAACH Dr C. GUILLET
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6. RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES
- En interne
- Médecins, cadre de santé, équipe infirmière des unités ECT-Sommeil
- Neuropsychologue
- Médecin anesthésiste réanimateur
- Services support : bureau des admissions, DIM, DSET, communication
6.2 En externe
- Etablissements hospitaliers
- Partenaires du Centre hospitalier universitaire Dijon : neurophysiologie, pneumologie, centre mémoire et ressources
- Cabinets médicaux en libéral : médecine générale et spécialistes
- Services de médecine du travail
- Partenaires commerciaux
Profil recherché
1. EXIGENCES DU POSTE
7.1 Diplôme : Diplôme requis pour les postes de catégorie B
7.2 Formations obligatoires ou spécifiques :
- Terminologie médicale
- Nomenclature des actes médicaux et mode de prise en charge
- Technique de saisie avec dictaphone
- Normes rédactionnelles
- Méthode de classement et d’archivage
- Outils bureautiques : Excel, pack office, PowerPoint
- Particularités du poste
- Horaires variables du lundi au vendredi entre 8h et 18h
- La secrétaire organise son planning mensuel et planifie ses absences en accord avec le cadre de santé
- Possibilité d’effectuer des remplacements ponctuels sur le Pôle AMT en cas d’absentéisme
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile