Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d’Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l’adulte (308 500 habitants) et d’un inter secteur de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.
L’activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d’arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).

1.     DENOMINATION DU POSTE

Grade :      Assistante Médico-administrative

Fonction :  Assistante Médico-administrative

Affectation : EQUIPE REEDUCATION-READAPTATION : 0.50 ETP

                     LSST : 0.10 ETP

                     EOLE : 0.40 ETP

2.     MISSION PRINCIPALE

Ø Traitement et coordination des informations médico-administratives du patient ;

Ø Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion et archivage) ;

Ø Accueil physique et téléphonique.

Ø Planification et gestion des RV

Ø Participation active à la mise en œuvre des projets de service

Ø Participation à la coordination des intervenants dans le parcours patient

3.     ACTIVITES PRINCIPALES DU POSTE

Ø Accueil physique et téléphonique

Ø Filtrer, orienter et évaluer les appels et différentes demandes téléphoniques internes et externes ;

Ø Gérer les rendez-vous et les plannings en étroite collaboration avec les professionnels concernés

Ø Participer à la mise en œuvre et au développement des projets de service

Ø Assurer une mise à jour documentaire des supports de prévention et d’éducation à la santé

Ø Récupérer à la demande de l’équipe des comptes rendus médicaux pour compléter le dossier du patient

Ø Saisir, mettre en forme les documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux et les transmettre après validation

Ø Réaliser des documents (maquettes, tableaux de recueils, etc.)

Ø Gérer, tenir, classer et archiver les dossiers médicaux 

Ø Saisir l’activité de la structure et assurer le suivi (en collaboration avec les différents intervenants) , élaborer des supports internes pour suivi de l’ activité spécifiques

Ø Participer aux réunions institutionnelles, réaliser les compte-rendu et assurer la diffusion

Ø Effectuer la réservation de véhicules à la demande de l’équipe (EM3SM)

Ø Commander et gérer des fournitures et matériels du bureau

1.     PARTICULARITES DU POSTE DE REEDUCATION-READAPTATION :

Ø  Coordination des rendez-vous avec les unités de soins

Ø  Communication des rendez-vous auprès des soignants des unités de soins

Ø  Travail en collaboration avec le secrétariat de l’Unité de Soins Somatiques pour organiser les transports de patients

Ø  Annulation et reprogrammation des séances en lien avec les unités de soins

Ø  Planification des rendez-vous dans le logiciel Hôpital Manager®

Ø  Saisie des activités (actes EDGAR) dans le logiciel Hôpital Manager®

Ø  Réalisation des compte-rendu de séances de rééducation et réadaptation, et lien avec les différents partenaires extérieurs

Ø  Réalisation du rapport d’activités annuel

2.     LIENS HIERARCHIQUES et FONCTIONNELS

Ø Les secrétaires sont placées sous l'autorité de la Direction des Ressources Humaines, et par délégation sous l’autorité du responsable de pôle, des Cadres Supérieurs de Santé et du cade de santé de l’unité.

Relations Hiérarchiques : DRH et par délégation :

Relations Fonctionnelles :

3.    RELATIONS DE TRAVAIL LES PLUS FREQUENTES

5.1    En interne

Ø Kinésithérapeutes et enseignants APA du pôle AMT

Ø Médecins, cadre de santé, équipe infirmière

Ø Unité de soins somatiques (secrétariat, équipe médicale et infirmière)

Ø Toutes les différentes directions du CH (Logistique, communication, finances, qualité et relations avec les usagers)

5.2 En externe

Ø Services intra-hospitalier

Ø Structures partenaires

Ø Lieux de consultations, d’orientation et de soins (CHU, Renouveau, maison des ados...)

Ø Médecins psychiatres, médecins traitants, spécialistes ou autres

4.    COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

 v Diplôme

Ø  Diplôme requis pour les postes de catégorie B

v Formations obligatoires ou spécifiques

Ø Bonnes connaissances de l’environnement informatique du centre hospitalier (Hôpital Manager, Cpage i, GALA, etc.)

Ø Maîtrise des logiciels de bureautique informatique

§  Excel - niveau confirmé : élaboration et mise à jour de tableaux de recueil

§  Word - niveau confirmé : rédaction de comptes rendus médicaux, de réunion, protocoles…

§  Powerpoint - présentation (conception et mise à jour)

v Particularités du poste

Ø Horaires variables du lundi au vendredi entre 8h et 18h

Ø  La secrétaire organise son planning mensuel et planifie ses absences en accord avec les cadres de santé des 3 services

Ø  Possibilité d’effectuer des remplacements ponctuels sur le Pôle AMT en cas d’absentéisme

Ø  Possibilité de télétravail sous réserve des impératifs de service

5.    COMPETENCES REQUISES OU A DEVELOPPER DANS LE POSTE

v Savoir-faire

                 Ø Respecter les règles de confidentialité.

                 Ø Faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation

                 Ø Faire preuve de créativité dans la déclinaison du projet de service

                 Ø Montrer un bon esprit d’équipe, d’initiative

                 Ø Montrer des capacités d’écoute tout en sachant rester dans son champ de compétence

                 Ø Savoir transmettre des informations claires

                 Ø Savoir rédiger des comptes rendus de réunions et rapports

                 Ø Expertise dans la maîtrise des outils bureautiques

                 Ø Maîtriser l’orthographe

v Savoir Être

              Ø Avoir le sens des responsabilités

Ø Etre autonome

Ø Savoir rendre compte

Ø Faire preuve de curiosité intellectuelle, de discrétion

Ø Avoir le sens du contact et du relationnel

Ø Capacité à travailler en équipe

v Connaissances

Ø Maîtriser l’orthographe, les règles de grammaire, les règles de dactylographie.

Ø Maîtriser les règles d’identitovigilance et de transmission des informations médicales

Ø Niveau confirmé à expert de l’utilisation des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, Power-Point Outlook)

Ø Etre formé aux différents logiciels de l’environnement informatique du Centre Hospitalier de la Chartreuse

Ø Connaître les termes médicaux spécifiques.

Ø Se former pour maintenir et développer ses compétences.