Établissement public de santé mentale de référence du département de la côte d’Or, Le Centre Hospitalier La Chartreuse assure la couverture de 5 secteurs de psychiatrie de l’adulte (308 500 habitants) et d’un inter secteur de psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
Établissement polyvalent de 384 lits et 222 places, il propose 1 offre de soins diversifiée à la fois psychiatrique, médicale et médico – sociale.
L’activité médicale est structurée en 5 pôles permettant des prises en charge spécifiques : addictologie, crise et urgences, prévention du suicide, psychiatrie de la personne âgée, précarité, maison d’arrêt, réhabilitation psychosociale.
Il fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Côte d'Or et Haute-Marne (GHT 21-52).

Afin de candidater, je vous remercie de déposer un CV et une lettre de motivation, toute candidature incomplète ne sera pas étudiée.

1.      DENOMINATION DU POSTE

Grade / Fonction : Assistante Médico-Administrative (A.M.A)

2.      MISSIONS PRINCIPALES

• Assurer la partie administrative et opérationnelle des UF Odontologie
• Suivre, tracer l’activité 
• Coordonner les différents interlocuteurs et acteurs
• Assurer les remplacements de l’AMA de l’USS pendant ses congés

3.      ACTIVITES DU POSTE

1. QUOTIDIEN

• Enregistrer, suivre et facturer l’activité de soins dentaire de l’UF Odontologie (intra/extra hospitalière)
• Coter l’activité avec le tableau NGAP + Coter les actes des patients hospitalisés sur HM (Recueil DIM)
• Recenser les patients bénéficiant des consultations blanches pour l’ARS
• Tracer la ventilation des consultations quotidienne en fonction de la provenance des patients
• Saisir les comptes rendus de consultation
• Mettre à jour le dossier du patient sur HM en intégrant le scan des grilles d’adaptation de la prise en charge du handicap
• Gérer le recouvrement des devis et leur suivi sous Excel et réaliser les factures détaillées à destination des mutuelles, à la demande.

1. PERIODIQUE

• Dématérialiser les CR de dépistages et feuilles d’émargement pour le suivi dans le bilan d’activité.
• Dématérialiser les bons d’achats/livraison de l’UF 9251 Odonto pour le suivi des dépenses.
• Coordonner les informations des dépistages réalisés par le dentiste avec les établissements conventionnés
• Archiver les dossiers, des devis, plannings, fiche d’actes externes, documents…etc.
• Transmettre aux tutelles ou structures conventionnées les devis
• Mettre à jour les maquettes des différents documents pour recueillir et organiser l’activité dentaire tant curative que préventive.
• Etablir le bilan de l’activité de l’UF Odontologie à destination de l’ARS (Cabinet dentaire + axe dépistage + axe prévention hygiène bucco-dentaire).
• Etablir le rapport d’activité de l’UF Odontologie à destination du chef de pôle et du cadre supérieur de santé.
• Mettre à jour les avenants aux conventions bucco-dentaires er répondre aux demandes de conventions bucco-dentaires.
• Organiser le planning du dentiste dans le logiciel Chronos®

Ces tâches QUOTIDIENNES ET PERIODIQUES concernent l’activité du dentiste sur le CHLC et les établissements conventionnés

En conclusion, la secrétaire des UF Odontologie réalise aussi l’interface entre le chirurgien-dentiste et ses différents collaborateurs intra et extrahospitaliers. Elle collabore étroitement avec le cabinet infirmier de l’Unité de Soins Somatiques.

• SAVOIR-FAIRE

• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau et partager les informations
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
• Savoir-être

• Posséder le sens du travail en équipe
• Posséder des capacités d’organisation
• Savoir travailler en autonomie et rendre compte
• Savoir travailler en collaboration avec l’équipe médicale et paramédicale
• Faire preuve de maîtrise de soi en situation difficile
• Faire preuve de curiosité intellectuelle
• Intérêt pour la communication et la formation

• CONNAISSANCES REQUISES
• Bureautique
• Codage des actes, facturation
• Communication
• Droit des usagers du système de santé
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Réglementation des archives
• Secrétariat
• Vocabulaire médical